Slack est le nouvel outil phare des entreprises, et pour une bonne raison : bien utilisé il simplifie la vie. Fini les e-mails intra-entreprise qui s’entassent ou les messages business qui se mêlent avec les délires techniques des ingénieurs et tout ceci entre deux bons GIFs de 9gag… Avec Slack, on a une messagerie intra-organisation, où les messages sont classés par thème. Pour un maximum d’infos on connait l’adage: RTFM

🔥 Slack101, les basiques de Slack en 5 points

1. Les workspaces 🙌🏽

Les “workspaces” ou “espaces de travail” sont des groupes de discussion où différents membres peuvent communiquer. Par exemple chez O’Sol nous avons un espace de travail dédié, interne à l’équipe.
Nous avons aussi un groupe de travail MonacoTech qui nous permet d’échanger avec tous les gens de MonacoTech.
Comme nous sommes à la pépinière CréACannes, nous avons aussi un espace de communication dédié où nous sommes tenus au courant des actualités de la pépinière.

2. Les channels 🎯

Les “channels” ou “chaînes” sont des canaux de communication centrés sur un sujet. On parlera par exemple de business dans la chaine #business alors qu’on parlera du prochain apéro dans #afterworks.
Il existe différent types de chaînes, qui ont différentes portées:
👀 les chaînes publiques qui commencent par un #
🔒 les chaînes privées qui commencent par un cadenas et ne sont visibles que par les membres
🔗 les chaînes partagées qui permettent de faire le lien entre deux espaces de travail

Chez O’Sol, quand un nouvel utilisateur rejoint notre workspace il est directement ajouté par défaut à certains channels. Ces channels par défaut peuvent être paramétrés par l’administrateur en cliquant sur le nom du workspace en haut à gauche, puis administration > workspace settings > default channels

3. Les messages et appels ✍🏽
Les messages sont généralement de deux types : messages de chaîne ou messages privés.

  • Pour envoyer un message de chaîne, rien de plus simple, clique sur la chaîne et entre ton message (sans faute, attention sinon le gourou de l’orthographe de ton workspace viendra te taper sur les doigts! Et si tu n’as pas de gourou de l’orthographe, pose-toi des questions… chez nous c’est Audrey)
  • Pour envoyer un message privé, clique en bas à gauche sur le nom d’un membre et parle lui.
    Tu peux même te parler à toi même! Alors non, ce n’est pas la fonction schizophrénie de Slack, c’est tout simplement un espace pour te mettre des rappels, une to-do list ou un fichier important. Malin le Slack!

De plus, on peut notifier les gens en envoyant des messages, avec différents niveaux.
@everyone notifie tous les membres de l’espace de travail
@channel notifie tout le monde dans la chaîne
@chucknorris notifiera Chuck Norris de ton message (et oui, il est chez O’Sol!!)
@technique permettra de notifier le groupe technique, qui a été créé auparavant.

Enfin, une fonction bien pratique est celle des appels audio et video. En version gratuite, seuls les appels one-to-one sont disponibles, mais avec une version payante on peut réaliser des appels avec tous les membres d’un channel. Pratique pour faire une réunion à distance sans avoir à ouvrir Skype ou AppearIn.

4. Les fonctions de messages : rechercher, épingler, partager, favoris, thread… 🔎

Les messages de Slack sont organisés en channel, jusqu’ici tu l’as probablement compris. Mais pour encore plus d’organisation, Slack a été doté de fonctions géniales s’appliquant aux messages et aux fichiers.

  • La fonction recherche
    Elle est accessible dans le champ en haut à droite ou directement en tapant /s ma recherche dans le channel : dans les deux cas, tape entrer et le tableau de recherche s’ouvrira.
    Une recherche est par défaut globale, mais peut être utilisée avec des filtres pour réduire les résultats de recherche à un channel (dans le tableau de droite), ou a un membre, pendant une période…
  • La fonction épingler
    Elle permet simplement de garder un message/fichier dans le volet d’information d’une conversation. Parfait par exemple pour épingler les règles d’un channel, le lien drive du business plan dans le channel #stratégie, ou encore le channel Slite de la partie #stratégie par exemple.
    Comment y accéder ? survolez un message, cliquez sur … et choisissez épingler.
  • La fonction favori
    Elle se trouve comme la plupart des fonctions de messages en survolant un message et est représentée par une étoile. Mettre un message en favori est personnel et permet de retrouver ce message dans tes favoris, accessibles tout en haut a droite de Slack en cliquant sur l’étoile.
    NB: il est aussi possible de mettre un channel entier en favori, il se retrouvera tout en haut à gauche dans un nouvel onglet contenant tes channels favoris. Utile quand on a une multitude de channels, moins utile quand on en a une dizaine. Pour cela clique en haut sur l’étoile sous le nom du channel, ou tape simplement /star dans le channel.

  • La fonction fil de discussion
    Ultra méga super giga utile, cette fonction est accessible en survolant un message et en cliquant sur la petite bulle 💬. Elle permet de répondre à un message dans un fil dédié ou de faire des mises à jour, idéal pour regrouper toutes les réponses à un même message ou poser une question.
    Choisir l’option “aussi envoyer dans le channel” permet juste d’envoyer un message dans le channel pour dire que tu as répondu a ce message. Dans tous les cas, un encart apparaîtra sous les message original pour dire que des personnes y ont répondu.
  • La fonction partager
    Cette fonction symbolisée par une flèche ➡️ permet de partager un message et d’y ajouter un commentaire. Pratique pour rappeler un message déjà envoyé.
  • La fonction rappel
    C’est un peu la cerise sur le gâteau de Slack : elle permet au robot SlackBot de rappeler un message. Enrique m’a demandé d’appeler le comptable ? Je ne peux pas le faire maintenant, ou je n’ai pas accès a Trello ? Facile, je clique sur … et choisis “me le rappeler dans 2h”.Encore mieux, je peux créer un rappel, par exemple pour dire au channel #stratégie de ne pas oublier de m’envoyer le contenu pour la prochaine présentation à préparer, cela donnerait :
    /remind #stratégie “Oubliez pas le contenu PPT guys 🔥” dans 3 heures
    Puisque je tiens aussi à mon dos, je peux me rappeler toutes les heures de me lever et de m’étirer. Fan de la technique du Pomodoro ? On peut aussi se créer des rappels récurrents :
    /remind me “Lève la tête pendant 5 minutes et au boulot” every 30 minutes

5. Les intégrations : Trello, Google Agenda, Twitter…

Les intégrations sont une manière simple et efficace de faire le pont entre diverses applications utilisées. Par exemple, il est possible d’interagir avec Trello ou encore Slite, Google agenda… dans Slack! Si si si, c’est vrai!
Certaines intégrations sont intéressantes, chez O’Sol nous avons particulièrement aimé celles-ci :

Twitter 🐦
Permet de suivre les tweets reçus ou envoyés d’un certain compte. Par exemple, chez O’Sol elle nous permet de voir les tweets reçus sur notre Twitter. La fonction “envoyé par” pourrait par exemple aussi permettre de suivre les tweets postés par les concurrents pour être au courant de ce qui se passe dans leur actualité.

Polly 📊
Plus complète que Simple Poll, polly permet notamment de sortir des statistiques et de moduler les options telles que la confidentialité. Elle permet aussi de créer des mini-survey. Exemple :
/poll “Quel marché attaquer ?” “ONGs” “Particuliers” “Militaire”

Giphy 🎉
Parce que travailler c’est bien, mais travailler dans la bonne humeur c’est mieux 😝
Pensez bien à cliquer sur “Full Library” et à cocher les pré-visualisations.
Pour entrer un gif, tape : /giphy lol pour trouver le gif LOL et l’envoyer.

Zapier 🤖
Zapier, c’est l’automatisation poussée au maximum. En très résumé, il fait le lien entre certaines applications utilisées au quotidien, et Slack. Il est d’ailleurs parfois plus performant que certaines intégrations Slack. Il supporte plus de 1000 apps (Gmail, Basecamp, Evernote, GoogleSheets, Twitter……..) et crée des zap (automatisations) dans Slack, qui se transforment en un hub où se rencontrent toutes les informations importantes. Les possibilités sont proches de l’infini, et il faut se rendre sur la page web pour en avoir une idée et comprendre comment il pourra t’aider.
Un exemple ? Pour un salon de 5j, on aimerait savoir qui de l’équipe sera présent et quel jour. Avec un seul clic Zapier peut copier les messages de tout le monde, créer un google sheet et ajouter chaque personne avec le jour correspondant et son e-mail sur une ligne.
Dans notre cas, il peut aussi permettre de savoir dès que quelqu’un parle de nous sur Twitter 🐦

 

SnippetsBot 🏆
Inspiré du système de fonctionnement interne utilisé chez Google, SnippetsBot permet de fournir aux autres ses accomplissements, ses objectifs et les obstacles peuvent gêner dans certaines tâches bloquant dans leurs tâches. Quelques heures avant la deadline, le robot rappellera aux membres de remplir leur Snippet et fera un rapport chaque lundi!
Selon le site internet, voici des usages intéressants de cette fonctionnalité :

  • Cultiver un environnement ouvert au sein de l’entreprise
  • Suivre la progression individuelle sans pour autant micro manager
  • Identifier les élments bloquants dans un projet
  • Référencer les accomplissements pour un review des performances
  • Informer les investisseurs des progrès de la semaine
    Dans notre cas, nous l’utiliserons pour suivre l’évolution de ce qui a été fait à MonacoTech.

FlexBot 🤸🏽‍
C’est un combiné d’une super-maman et d’un coach en bien être toujours derrière toi.
Est-ce que tu savais que 40% de nos activités journalières sont régies par des habitudes 🚿 ☕️ ? Est-ce que tu veux implémenter des nouvelles habitudes positives ? C’est tout le rôle de FlexBot! Il va t’aider à t’assoir plus droit, à boire plus d’eau 🚰, à méditer (et là : tu cours vite, enfin, tu cliques vite sur Stop, Breathe and Think) ou encore à faire du Yoga.
Pour commencer, rends toi dans la discussion FlexBot et tape “help” pour qu’il t’indique toutes les commandes possibles.

Stop, Breathe and Think 🧘🏽‍
Toujours dans la lignée du bien être, stop breathe & think est une app de méditation portée sur Slack. Rends-toi dans le SB&T bot, et tape hi, le bot te demanderas alors comment tu te sens mentalement, physiquement et quelle émotion te décrit le mieux aujourd’hui. En fonction de tes réponses il te proposera différentes sessions de méditation sur mesure de 5 à 10 minutes.

Quelques autres géniales mais pas encore implémentées :

LeeveBot 👋
Cette app super-méga-giga puissante (rien que ca #superhero) pour Slack permet de gérer les absences de chacun très simplement. Certains membres peuvent être assignés pour l’approbation, et en quelques commandes peuvent avoir un suivi des absences, approuver les demandes de congés de certaines personnes et voir les absences passées. Fini les spreadsheets en pagaille.

Simple Poll 📊
La plus simpliste du genre, cette intégration permet de lancer des sondages dans le feed de Slack. Très utile pour choisir où est-ce qu’on va manger, quand devrait-être la future réunion, ou encore pour avoir un avis général sur un sujet. Pour lancer un sondage, après avoir installé l’intégration tapez : /poll “Quel marché attaquer ?” “ONGs” “Particuliers” “Militaire”

Arc 📈
Arc, c’est une façon simple et synthétique de compiler de façon récurrente les données les plus importantes concernant la performance d’un site internet ou d’une page. Chaque jour, semaine ou mois, Arc envoie un résumé des éléments les plus importants du google analytics par exemple : l’évolution du nombre de visites sur une page donnée… et bien plus encore.

💡 Pourquoi avons nous choisi Slack

Pour la petite histoire, avant de passer à Slack nous utilisions WhatsApp. Etant une petite équipe de startup cela nous semblait suffisant mais nous sommes vites arrivés à certaines limites :

  • Impossibilité de séparer les conversations (technique, business… tout était mélangé)
  • Pas de suivi sur les messages importants, un message “coulait” au bout d’une journée
  • WhatsApp étant utilisé pour nos amis, impossible de se couper du boulot sans se couper des amis
  • Nécessité de créer une autre conversation pour la direction

Après un premier essai, pour être totalement honnête nous n’avons pas accroché à Slack, mais avant tout parce que des règles précises n’étaient pas définies, et il était donc utilisé n’importe comment, chacun à sa façon. Puis quelques mois plus tard, nous avons décidé de restructurer tous nos outils et nous avons instauré les O’Tools 🛠. Aujourd’hui, bien utilisé et surtout avec les bonnes intégrations, Slack est devenu un indispensable!

⚠️ L’organisation et les règles du O’Slack

Voici les 10 commandements du O’Slack :

  • Une photo de toi tu posteras (de toi, pas de ton palmier ou de ton chaton aussi choupinou soit-il)
  • Un pseudo clair (@prénom / @nomprenom) tu utiliseras et ton profil tu complèteras
  • Les heures pendant lesquelles tu ne souhaites pas être dérangé tu règleras.
  • L’application mobile tu utiliseras
  • Le but de chaque channel tu respecteras
  • Des fichiers tu n’enverras pas sur Slack : tu posteras leur lien du Drive à la place
  • Les notes Slite tu partageras via Slite en utilisant la fonction Share To Slite
  • Les réponses à répétition tu éviteras : à la place tu utiliseras les fils de discussion / threads
  • Tu n’enverras des /remind à tes collègues que de façon exceptionnelle
  • Tu enverras un message unique complet plutôt que 10 messages d’un coup (Shift+Entrer est ton ami)

L’organisation du O’Slack est relativement simple à l’heure où ces lignes sont écrites à la douce plume de mon ordinateur, elle évoluera cependant au fil des mois.

🎉 Du gras, des citations et autres joyeuseries

Pas facilement accessibles, des raccourcis claviers et astuces bien pratiques permettent de formater le texte pour plus de compréhension et de lisibilité.

  • Mettre du texte en gras
    *texte* ou appuie sur : ctrl/cmd + b
  • Mettre du texte en italique
    _texte_ ou appuie sur : ctrl/cmd + i
  • Barrer du texte
    ~texte~ ou appuie sur : ctrl/cmd + maj + X
  • Citer quelqu’un (un mail par exemple)
    > pour une citation une ligne / >>> pour plusieurs lignes
  • Faire un bloc de texte de type inline
    `texte` encadrera ton texte comme les commandes dessus
  • Faire une liste numérotée ou non
    Commence une ligne par un – + espace ou encore 1. et la liste se fera seule
  • Ajouter des emoji
    On utilise la commande : par exemple :tada: pour 🎉 ou :osol: pour l’icône O’Sol.

NB: les raccourcis sont les mêmes dans Slite

🌟 Les astuces magiques

✔️ Créer des rappels automatiques
/remind @asteroidriss “call CNES” on monday at 10am

✔️ Insérer du code (#n00b) avec la coloration syntaxique
Appuie sur le bouton + où tu écris le texte et choisis le langage

✔️ Voir les messages non lus en un clin d’oeil
En haut à gauche clique sur le nom du Workspace puis préférences > Sidebar et dans Additional options active l’onglet show all unread ce qui “all unread” dans la sidebar.

✔️ Inviter des gens externes sur certains channels
Le Workspace Owner peut donner accès à des externes pour un projet spécifique ici.

✔️ Changer l’apparence de ton Slackichou favori
Rends-toi ici et choisis une ligne de code. Tape (doucement) /pref + entrer et rends toi dans sidebar et colle la ligne de code tout en bas.